У З А Г А Л Ь Н Е Н Н Я
стану організації судового діловодства
у Вишгородському районному суді Київської області
у 2013 році
На виконання Тематики аналітичних досліджень (узагальнень) в загальних місцевих судах Київської області затвердженої наказом начальника ТУ ДСА України в Київській області від 16.11.2011 року № 112, Вишгородським районним судом Київської області було узагальнено стан організації судового діловодства у 2013 році.
Під час проведення даного узагальнення вивчено посадові інструкції працівників апарату суду, наряди справ, що утворюються в діловодстві суду у відповідності до номенклатури суду на 2013 рік тощо.
Так, у відповідності до посадової інструкції, організацію ведення діловодства у Вишгородському районному суді Київської області здійснює керівник апарату суду. Діловодство суду ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді (далі Інструкції) , затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27.06.2006 № 68 зі змінами та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 із змінами і доповненнями.
Усі працівники апарату Вишгородського районного суду протягом 2013 року, під час виконання своїх посадових обов’язків, дотримувались та виконували вимоги Інструкції, були відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них.
Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, які затверджені наказом керівника апарату суду. Після ознайомлення працівника з посадовою інструкцією та отримання її копії, остання долучається до матеріалів особової справи даного працівника. Порушень вимог Інструкції працівниками апарату Вишгородського районного суду Київської області у 2013 році не виявлено.
Приймання громадян у суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього трудового розпорядку в апараті Вишгородського районного суду Київської області, затверджених загальними зборами трудового колективу 01.03.2012 року (протокол зборів № 1). Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється протягом усього робочого дня апарату суду.
Графік приймання громадян і Правила внутрішнього трудового розпорядку в апараті Вишгородського районного суду розміщенні в холі суду на відповідному стенді. На цьому ж стенді вивішена інша корисна для громадян інформація, а саме: витяги із Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про судоустрій і статус суддів», «Про судовий збір», списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання дозволу на побачення з особами, які тримаються під вартою і рахуються за судом, витяги з нормативно правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо.
З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів, приймання громадян у суді здійснюється секретарями суду по кожній категорії справ (цивільні, кримінальні, адміністративні, справи про адміністративні правопорушення), відповідальним за організацію роботи по зверненню громадян до канцелярії суду є старший секретар суду Маринченко І.А. Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду (в.о.голови суду) та керівником апарату суду у визначені дні та години.
Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.
Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності Вишгородського районного суду Київської області, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55.
Усі журнали у відповідності до вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді прошнуровані і скріплені гербовою печаткою суду, а також підписом голови суду (в.о.голови суду), кожен аркуш журналу пронумерований.
Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями, а саме Інструкцією щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженою наказом ДСА України від 05.06.2006 року № 55 із змінами, Інструкцією щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 року із змінами, Інструкція щодо заповнення карток обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 N 2; Інструкція щодо заповнення форми звітності N 1-ОП "Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ", затвердженої наказом ДСА України від 17.06.2010 року № 82; наказ ДСА України від 22.03.2013 року № 41 Про затвердження форми звітності про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження; спільний наказ Генеральної прокуратури, МВС України, СБ України, Міністерства доходів і зборів, Міноборони України, ДСА України від 22.05.2013 року № 52/394/172/71/268/60 Про затвердження Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень та інші нормативно-правові акти).
З дотриманням вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, працівниками канцелярії Вишгородського районного суду Київської області протягом 2013 року проводилось приймання судових справ і кореспонденції та опрацювання документів, які не стосуються розгляду судових справ.
Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та підпідпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.
Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом ДСА України від 25.12.2007 N 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства у місцевому загальному суді, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.
Обов'язки щодо приймання судових справ і кореспонденції суду, у відповідності до посадової інструкції, покладено на старшого секретаря суду Маринченко І.А. У день надходження кореспонденції, старший секретар перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції. Конверти, у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника .
У відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 із змінами і доповненнями, старшим секретарем суду вся вхідна кореспонденція заноситься до бази даних КП «Д-3» для подальшого опрацювання даною автоматизованою програмою.
Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян, невідкладно передаються старшому секретарю суду для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та КП «Д-3», з метою подальшої передачі відповідним працівникам суду для опрацювання матеріалів за допомогою КП «Д-3» та передачі для розгляду суддею.
Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються старшим секретарем суду голові суду (в.о.голови суду) в день надходження. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години. Після попереднього розгляду документа головою суду (в.о.голови суду) і призначення виконавця, в той самий день, документ повертається до старшого секретаря суду, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві. Передача даних документів виконавцю здійснюється старшим секретарем, також, і за допомогою КП «Д-3». Документи для розгляду від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки голови суду (в.о.голови суду), яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу. Відповідь на виконаний документ підписується головою суду (в.о.голови суду), яким було накладено резолюцію. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом. Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.
Протягом 2013 року реєстрація та облік судових справ і матеріалів проводилася працівниками канцелярії Вишгородського районного суду Київської області у відповідності до вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді та Положення про автоматизовану систему суду.
Зареєстровані старшим секретарем суду судові справи і матеріали, не пізніше наступного робочого дня, за допомогою КП Д-3 передаються, у відповідності до категорії, секретарям суду по цивільним, адміністративним, кримінальним справам та справам про адміністративні правопорушення для подальшого опрацювання КП Д-3 та передачі на розгляд суддям. Поряд з роботою в КП Д-3, секретарі суду ведуть контрольні журнали передачі справ на розгляд суддям та алфавітні покажчики. Створені за допомогою автоматизованої системи обліково-статистичні картки, заповнюються секретарями суду, секретарями судових засідань, помічниками суддів (у відповідності до наданих прав та функціональних обов’язків користувачів), роздруковуються та додаються до відповідної картотеки з подальшою передачею до архіву суду в установленому порядку.
Відповідальним за реєстрацію та облік звернень громадян у Вишгородському районному суді Київської області наказом в.о.голови суду визначена заступник керівника апарату суду Арзуманян А.В. Протягом 2013 року всі викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, інформаційні запити, що не підлягали розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, розглядалися в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень».
Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції Вишгородського районного суду Київської області, діловодство за зверненнями громадян у суді велося згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348, із змінами.
Формування судових справ у Вишгородському районному суді Київської області проводиться у відповідності до вимог пункту 5 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді. Позовні заяви, скарги, заяви разом з додатками підшиваються секретарями суду в обкладинки на судову справу відповідного зразка та передаються на розгляд суддям і подальшого оформлення секретарями судових засідань у відповідності до вимог Інструкції.
На виконання вимог чинного процесуального законодавства України, Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, Вишгородським районним судом Київської області проводиться фіксування судового процесу технічними засобами за допомогою звукозаписувальної апаратури. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) проводилась працівниками апарату суду у відповідності з Інструкцією про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання)», затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2012 року № 108, який набрав чинності з дати набрання чинності Кримінального процесуального кодексу України (20.11.2012 року).
Приймання й облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення здійснюється працівниками апарату Вишгородського районного суду Київської області у відповідності та з дотриманням до вимог КПК України, ЦПК України, КАС України, пункту 15 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді. Також, з дотриманням вимог чинного процесуального законодавства України та пункту 16 Інструкції, проводиться робота по зверненню до виконання судових рішень.
Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, провадяться в суді відповідно до чинного законодавства України.
Для зберігання речових доказів у Вишгородському районному суді Київської області обладнане спеціальне приміщення. Для роботи з речовими доказами, наказом голови суду (в.о.голови суду) призначено працівників апарату суду ( секретарів суду по кримінальним, цивільним справам та справам про адміністративні правопорушення). Доступ до приміщення для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.
Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Кожний аркуш журналу пронумеровано, журнал прошнуровано і скріплено гербовою печаткою суду, а також підписом голови суду (в.о.голови суду).
Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження, у відповідності до порядку, визначеному п.17 Інструкції з діловодства у місцевомузагальномусуді.
Діяльність Вишгородського районного суду Київської області забезпечується системою процесуальних документів (рішення, ухвали, постанови суду тощо), наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг. Судові документи оформлюються працівниками апарату суду відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді та Методичних рекомендацій ТУДСА України в Київській області.
Що стосується питань підготовки розпорядчих документів у Вишгородському районному суді Київської області, то всі проекти наказів та розпоряджень голови суду (в.о.голови суду) розробляє, за дорученням голови суду (в.о.голови суду), керівник апарату суду або особа, яка її заміщує (заступник керівника апарату суду). Накази та розпорядження голови суду (в.о.голови суду), які стосуються організації роботи, відпусток, призначень, звільнень, відряджень суддів, підписує голова суду (в.о.голови суду). Накази та розпорядження, які стосуються організації роботи, відпусток, призначень, звільнень, відряджень, дисциплінарних стягнень, кадрового резерву працівників апарату суду, підписує керівник апарату суду.
Накази Вишгородського районного суду Київської області поділяються на накази з основної діяльності, з адміністративно – господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників (наряд № 01-04 «О»), накази з особового складу (наряд № 05-04 «К», накази про надання відпусток (наряд № 05-05 «В»). Так, протягом 2013 року районним судом видано 51 наказ про відпустки суддів та працівників апарату суду, 18 наказів з особового складу, 37 наказів з основної діяльності. Накази та розпорядження суду виготовляються з дотриманням вимог п.19.2, 19.3 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді.(доопрацювати).
Протягом 2013 року у Вишгородському районному суді Київської області було проведено та оформлено відповідними протоколами 10 зборів суддів щодо питань роботи КП Д-3, питань стану здійснення правосуддя, питання нововведень КПК України, заслуховування звітів керівника апарату суду про проведену роботу у 2012 році, І квартал 2013 року та І півріччя 2013 року тощо; 21 оперативних нарад суддів щодо питань організації роботи суду, вивчення практики Європейського суду з прав людини тощо; 19 нарад (зборів) з працівниками апарату суду щодо організаційних питань, обговорення наказів та розпоряджень ДСА України, ТУ ДСА України в Київській області тощо. 1 збори трудового колективу з питань внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку в апараті Вишгородського районного суду Київської області. Протоколи нарад (зборів) виготовлялися з дотриманням п.19.4 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді та 1 збори трудового колективу з питань нагородження почесними грамотами до Дня працівників суду..
На підставі наказу ДСА України від 18.03.2011 року № 65 «Про затвердження Положення про бібліотеку суду», Типових правил користування бібліотеками в Україні, затвердженими наказом Міністерств культури і мистецтв України від 05.05.1999 року № 275, наказом керівника апарату суду від 14.04.2011 року № 21 о було затверджено Правила користування бібліотекою у Вишгородському районному суді Київської області. Обов’язки по забезпеченню діяльності бібліотеки суду покладено на заступника керівника апарату суду Арзуманян А.В. У зв’язку з відсутністю відповідного приміщення, робота бібліотеки у Вишгородському районному суді Київської області на сьогоднішній день належним чином не налаштована.
На виконання вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, у Вишгородському районному суді Київської області обліковано у відповідному журналі усі види печаток та штампів суду, бланки посвідчень працівників суду, трудові книжки. Облік посвідчень працівників суду, трудових книжок ведеться у відповідних журналах. Журнали обліку включено до номенклатури справ суду на 2013 рік. Аркуші журналів обліку пронумеровано, прошито та підписано в.о.голови суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду. Печатки і штампи суду, бланки посвідчень працівників суду, трудові книжки суддів та працівників апарату суду зберігаються у металевих шафах.
Для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом, у Вишгородському районному суді Київської області створена номенклатура справ суду. Відповідно до п.22 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 року № 68, було опрацьовано пропозиції та розроблено Номенклатуру справ поточного діловодства районного суду на 2013 рік. Термін зберігання справ Номенклатури суду був визначенийвідповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання , затвердженого наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22 та відповідно до номеру статті згідно з Переліком типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5. Номенклатура справ суду на 2013 рік погоджена протоколом № 5 засідання експертної комісії районного суду від 10.12.2012 року, протоколом № 11 ЕПК архівного відділу Вишгородської РДА від 17.12.2012 року, та затверджена в.о.голови суду 17.12.2012 року. Номенклатура Вишгородського районного суду на 2013 рік складається з шести розділів, а саме: розпорядча діяльність, організаційні основи управління, організація документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів, облік та звітність, кадрове діловодство, організація матеріально-технічного забезпечення.
У відповідності до вимог чинного процесуального законодавства України, на виконання вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, апаратом Вишгородського районного суду Київської області проводиться видача для ознайомлення судових справ і копій документів. Ознайомлення з матеріалами справи проводиться протягом усього робочого дня апарату суду, виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду. У разі, якщо справа, необхідна для ознайомлення , зберігається в архіві суду, справу на ознайомлення видає архіваріус ( або особа, яка виконує його обов’язки). У разі, якщо справа перебуває в провадженні судді, її матеріали для ознайомлення готує помічник судді або секретар судових засідань.У разі перебування необхідної справи в канцелярії суду, справу для ознайомлення видає секретар суду у відповідності до категорії справи (кримінальна, цивільна, адміністративна).Факт ознайомлення зі справою фіксується відповідним працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою. Інші відомості зазначаються в журналі обліку видачі судових справ для ознайомлення. Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.
Копії документів, долучених до справи, завірені гербовою печаткою суду копії судових рішень, що набрали законної сили, та письмові довідки у справах видаються секретарями суду у відповідності до категорій справ та архіваріусом, якщо необхідні матеріали зберігаються в архіві суду, за письмовою заявою відповідно до процесуального законодавства після реєстрації копій у журналі видачі копій судових документів та в разі потреби, після сплати судового збору. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах, які видаються на вимогу заявника, підписуються суддею та скріплюються гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.
Ведення та організація архівної справи у Вишгородському районному суді Київської області у 2013 році проводилась у відповідності до вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.
У відповідності до рекомендацій ТУ ДСА України, робота у Вишгородському районному суді Київської області планується поквартально. 29.12.2012 року керівником апарату суду затверджено, а в.о.голови суду погоджено План роботи Вишгородського районного суду Київської області на 2013 рік. Також, з 29.12.2012 року затверджено та погоджено План роботи суду на І квартал 2013 року, 29.03.2013 року затверджено та погоджено План роботи суду на ІІ квартал 2013 року.
Плани роботи Вишгородського районного суду Київської області у І півріччі 2013 року та ІІ півріччі 2013 року включали в себе контроль організації роботи суду з питань діловодства, виконавської дисципліни, дотримання вимог Законів України «Про державну службу», «Про засади запобіганню і протидії корупції», «Про судоустрій і статус суддів», «Про звернення громадян»; виконання тематики узагальнень роботи суду; забезпечення подання відповідної статистичної звітності; проведення семінарських занять з працівниками арата у суду, оперативних нарад; питання кадрової роботи; забезпечення проведення роботи щодо висвітлення інформації про діяльність суду в мережі ІНТЕРНЕР на веб-порталі «Судова влада України» тощо. Наказом в.о.голови суду від 29.12.2012 року № 69 о затверджено План заходів Вишгородського районного суду Київської області щодо посилення боротьби з корупцією на 2013 рік, який включає в себе здійснення контролю за виконанням вимог законодавства щодо питань запобігання і протидії корупційним проявам.
На виконання рішення чергового ХІ з’їзду суддів України від 22.02.2013 року, у Вишгородському районному суді Київської області розроблено та затверджено наказом в.о.голови суду від 29.03.2013 року № 25 о План заходів щодо підвищення рівня правових знань громадян про судові процедури, функціонування судової системи та порядок захисту своїх прав і охоронюваних законом інтересів.
Заплановані заходи Вишгородським районним судом Київської області протягом 2013 року виконувались своєчасно, їх виконання контролюється в.о.голови суду та керівником апарату суду.
Як свідчить вищенаведене, організація судового діловодства у Вишгородському районному суді Київської області протягом 2013 року проводилась на належному рівні, з дотриманням вимог чинного законодавства України.
Керівник апарату Вишгородського
районного суду
Київської області Л.Л.Паланичко
31.12.2013 року
_03_03.png)
